Administrative Routinen

Die Tätigkeit heute

Verwaltungsarbeit hat kein Projekt und keinen Termin. Sie besteht aus vielen kleinen Vorgängen, die einzeln in Minuten erledigt sind und zusammen einen halben Arbeitstag pro Woche kosten. Weil sie nie dringend ist, wird sie verschoben - bis eine Frist verstreicht.

Der Prozess, wie er in HELJOS steht

Prozesse werden in natürlicher Sprache beschrieben. Dieser Text ist kein Pseudocode und keine Konfiguration - er ist der Prozess.

Prüfe jeden Montag um 7 Uhr die Vertragsliste im Ordner "Verträge".
Finde alle Verträge, deren Kündigungsfrist in den nächsten 60 Tagen
abläuft.
Erzeuge dazu eine Übersicht: Vertragspartner, Gegenstand, Frist,
Ansprechpartner im Haus.
Sende die Übersicht an die Geschäftsführung.
Kündige selbst keinen Vertrag und ändere keinen Eintrag in der Liste.

Was der digitale Mitarbeiter selbst entscheidet

• Ermittlung der betroffenen Verträge
• Aufbereitung der Übersicht
• Versand der Erinnerung an den festgelegten Empfängerkreis

Wo er nachfragt

• ein Vertrag ohne hinterlegte Frist
• widersprüchliche Angaben in der Liste

Eine blockierende Rückfrage hält den betroffenen Schritt an, nicht den gesamten Betrieb. Andere Prozessinstanzen laufen weiter.

Was besser wird

Die Routine läuft, auch in der Woche, in der alle anderen Dinge dringend sind. Fristen laufen nicht mehr ab, weil ihre Überwachung nicht mehr davon abhängt, dass jemand daran denkt.

Voraussetzungen

• eine gepflegte Liste oder ein Fachsystem als Quelle
• Leserecht darauf
• einen Versandweg für die Erinnerung