Projekt- und Kundenkommunikation

Die Tätigkeit heute

Projektleitung besteht zu einem erheblichen Teil aus Weiterleiten: den Stand einsammeln, ihn für den Kunden übersetzen, das Protokoll schreiben, offene Punkte nachhalten. Nichts davon ist schwierig, alles davon ist unaufschiebbar, und zusammen frisst es die Zeit, die für die eigentliche Steuerung gedacht war.

Der Prozess, wie er in HELJOS steht

Prozesse werden in natürlicher Sprache beschrieben. Dieser Text ist kein Pseudocode und keine Konfiguration - er ist der Prozess.

Erstelle jeden Freitag um 14 Uhr den Wochenstatus für alle laufenden
Projekte.
Hole für jedes Projekt aus dem Projektwerkzeug: erledigte Aufgaben der
Woche, geplante Aufgaben der nächsten Woche, überfällige Aufgaben.
Fasse den Stand je Projekt in höchstens fünf Sätzen zusammen.
Schreibe ohne interne Abkürzungen und ohne Ticketnummern.
Lege den Entwurf im Projektordner ab und informiere die Projektleitung.
Sende nichts an Kunden.

Was der digitale Mitarbeiter selbst entscheidet

• Zusammenstellung des Stands aus dem Projektwerkzeug
• Zusammenfassung in kundentauglicher Sprache
• Kennzeichnung überfälliger Punkte

Wo er nachfragt

• ein Projekt ohne Aktivität in der Woche
• widersprüchliche Angaben zum Stand

Eine blockierende Rückfrage hält den betroffenen Schritt an, nicht den gesamten Betrieb. Andere Prozessinstanzen laufen weiter.

Was besser wird

Der Statusbericht ist Freitagnachmittag fertig statt Montagmorgen improvisiert. Zusagen aus Besprechungen gehen nicht mehr verloren, weil sie an einem Prozess hängen und nicht an einer Erinnerung.

Voraussetzungen

• Projektwerkzeug mit gepflegtem Aufgabenstand
• Ablageort für Entwürfe
• festgelegte Empfänger