Dokumentenprüfung

Die Tätigkeit heute

Prüfen ist Arbeit, die fast immer zum selben Ergebnis führt und trotzdem jedes Mal vollständig getan werden muss. Genau diese Kombination erschöpft Menschen und erzeugt Fehler: Wer neunundvierzig korrekte Rechnungen gesehen hat, sieht die fünfzigste nicht mehr genau an.

Der Prozess, wie er in HELJOS steht

Prozesse werden in natürlicher Sprache beschrieben. Dieser Text ist kein Pseudocode und keine Konfiguration - er ist der Prozess.

Prüfe jede Rechnung, die im Ordner "Eingang/Rechnungen" abgelegt wird.
Lies Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Positionen und Summen.
Suche die zugehörige Bestellung in unserem Warenwirtschaftssystem.
Vergleiche Positionen, Mengen und Preise mit der Bestellung.
Prüfe, ob die Pflichtangaben nach Paragraf 14 Umsatzsteuergesetz
vollständig sind.
Stimmt alles überein, lege die Rechnung im Ordner "Geprüft" ab und
trage sie in die Freigabeliste ein.
Weicht etwas ab, lege sie im Ordner "Klärung" ab und beschreibe die
Abweichung in einer Notiz.
Lösche nichts und überschreibe kein vorhandenes Dokument.

Was der digitale Mitarbeiter selbst entscheidet

• Zuordnung zur Bestellung
• Übereinstimmung von Positionen, Mengen und Preisen
• Vollständigkeit der gesetzlichen Pflichtangaben

Wo er nachfragt

• keine Bestellung auffindbar
• Abweichung, die nicht eindeutig einer Position zuzuordnen ist
• jede Zahlungsfreigabe - sie bleibt beim Menschen

Eine blockierende Rückfrage hält den betroffenen Schritt an, nicht den gesamten Betrieb. Andere Prozessinstanzen laufen weiter.

Was besser wird

Der Mensch sieht nur noch die Fälle, die tatsächlich eine Entscheidung brauchen, und bekommt zu jedem eine Begründung mitgeliefert. Der Rest ist geprüft und abgelegt, nachvollziehbar bis auf den einzelnen Vergleich.

Grenze

Die Zahlungsfreigabe ist eine unumkehrbare Handlung und läuft deshalb nie über eine automatisierte Regel, sondern immer über eine interaktive Bestätigung.

Voraussetzungen

• Ablage, in der eingehende Dokumente landen
• Warenwirtschaft oder Bestellliste zum Abgleich
• Schreibrecht auf die Zielordner