Berichtserstellung

Die Tätigkeit heute

Der Monatsbericht ist selten schwierig, aber immer im Weg. Er entsteht aus fünf Quellen, folgt einer festen Gliederung und muss am dritten Werktag fertig sein - und genau deshalb verschiebt er alles andere, was in dieser Woche anstünde.

Der Prozess, wie er in HELJOS steht

Prozesse werden in natürlicher Sprache beschrieben. Dieser Text ist kein Pseudocode und keine Konfiguration - er ist der Prozess.

Erstelle am dritten Werktag jedes Monats den Monatsbericht Vertrieb.
Hole die Umsätze des Vormonats aus dem Warenwirtschaftssystem.
Hole die offenen Angebote und Abschlüsse aus dem CRM.
Hole die Reklamationen des Vormonats aus dem Ticketsystem.
Vergleiche jede Kennzahl mit dem Vormonat und mit dem Vorjahresmonat.
Erzeuge den Bericht nach der Vorlage "Monatsbericht Vertrieb".
Beschreibe jede Abweichung von mehr als zehn Prozent in einem Satz.
Lege den Bericht im Ordner "Berichte" ab und informiere die
Geschäftsführung.
Erfinde keine Zahl. Fehlt eine Quelle, weise darauf hin.

Was der digitale Mitarbeiter selbst entscheidet

• Abruf und Zusammenstellung der Kennzahlen
• Vergleich mit Vormonat und Vorjahresmonat
• Beschreibung auffälliger Abweichungen

Wo er nachfragt

• eine Quelle ist nicht erreichbar oder unvollständig
• eine Kennzahl weicht so stark ab, dass ein Datenfehler wahrscheinlicher ist als eine echte Entwicklung

Eine blockierende Rückfrage hält den betroffenen Schritt an, nicht den gesamten Betrieb. Andere Prozessinstanzen laufen weiter.

Was besser wird

Der Bericht liegt zum Stichtag vor, in gleichbleibender Form. Die freigewordene Zeit fließt in die Auswertung statt in die Herstellung - und weil zu jeder Zahl die Quelle protokolliert ist, ist die Rückfrage „Wo kommt das her?“ in Sekunden beantwortet.

Voraussetzungen

• lesender Zugriff auf die Quellsysteme
• eine Berichtsvorlage
• einen Ablageort für fertige Berichte